Bisher übers ganze Rathaus verteilt

Für 155 000 Euro sollen die Bauakten der Stadt Rottenburg digitalisiert werden. Das beschloss der Verwaltungsausschuss des Gemeinderats vergangene Woche einstimmig. Der Anlass: Im April 2019 wird das Stadtplanungsamt einen großen Teil des neuen Rathausanbaus beziehen. Im Zuge dessen sollen die Archive des Amts zusammengeführt und in einer neu installierten Rollregal-Anlage untergebracht werden.

Bislang sind die Akten im ganzen Rathaus verteilt, auf drei Etagen unterm Dach, sowie in verschiedenen Archivzimmern und bei mehreren Sachbearbeitern, sagte Gerold Egerter vom Rottenburger Hauptamt dem TAGBLATT.

Manche Akten seien mehr als hundert Jahre alt und insofern „historisch wertvoll“, so Egerter – beispielsweise jene Akten über das von Wilhelm Jeckel Ende des 19. Jahrhunderts gegründete gleichnamige Geschäft am Marktplatz. Nicht zuletzt durch die Eingemeindungen in den 1970er Jahren ist das Archiv stark angewachsen. Viele Akten liegen doppelt vor: Im Rathaus und in den betreffenden Ortschaften.

Hängetaschen statt Boxen

Die Akten umfassen 500 bis 550 Regalmeter, rund 100 davon bilden das aktuelle Archiv. Die aktuellen Fälle reichen großteils drei Jahre, maximal jedoch zehn Jahre zurück, erläutert Egerter. Diese Akten sollen einzeln in Hängetaschen in den Rollregalen verstaut werden. Das spart Platz, weil die Taschen ganz befüllt werden, während die bislang verwendeten Boxen oft nur zum Teil gefüllt sind.

Als repräsentative Ortschaft gilt Hailfingen, weil es dort auch Gewerbe gibt. Und Gewerbe-Bauakten sind Egerter zufolge aufwändiger zu bearbeiten. Die Hailfinger Akten wurden bereits gescannt. Dem ging eine umfangreiche Untersuchung voraus. Wichtig war und ist vor allem, welche Akten fürs Scannen geschnitten werden können und welche – wegen ihres historischen Werts – als Buch gescannt werden müssen.

Eine Digitalisierung von Bauakten im vorgesehenen Umfang sei nicht nur für die Rottenburger Stadtverwaltung „Neuland“, sondern in Baden-Württemberg überhaupt.

Schlagwortsuche möglich

Die Digitalisierung bringe Vorteile für die Rathaus-Mitarbeiter und für die Bürger, sagte Egerter. So müssten die Beschäftigten künftig nicht mehr an verschiedenen Standorten suchen. Mehrere Leute könnten gleichzeitig auf die Akten zugreifen. Die Dokumente werden mit einem Schrift-erkennenden Programm gescannt, sodass auch die Suche nach Schlagworten aus den Akten möglich wird. In einem weiteren Schritt sollen die digitalen Akten bei Bedarf auch an Bürger verschickt werden können.

Mit der Digitalisierung beauftragt wird die Firma Dokumenten- und Datenservice Wandel aus Filderstadt. Im April 2019 soll das Projekt abgeschlossen sein. Indes dürfen die Papier-Akten trotz Digitalisierung nicht vernichtet werden. Das bestimmt das Gesetz.

Die Zweitausfertigungen, die sich heute in Archiven der Ortschaften befinden, könnten dann allerdings „in den Schredder“, sagte Oberbürgermeister Stephan Neher in der Ausschusssitzung.

In nicht allzu ferner Zukunft komme ohnehin die „E-Akte“, ist Egerter überzeugt. „Ich rechne da in den nächsten zwei Jahren mit Bewegung“, sagte er dem TAGBLATT.