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Expertin: Unternehmen müssen den Umgang mit Passwörtern regeln

Streitfall digitales Erbe

Der Umgang mit digitalem Nachlass ist noch nicht geregelt - selbst wenn die Accounts beruflich genutzt worden sind. Expertin Birgit Janetzky sagt, wie Unternehmen sich für solche Fälle wappnen können.

07.12.2015
  • PETER ILG

Angenommen, ein Mitarbeiter verunglückt tödlich oder stirbt plötzlich. Welche digitalen Probleme hinterlässt er seiner Firma?

BIRGIT JANETZKY: Das hängt davon ab, wie wenig oder wie stark er mit Internet und Daten zu tun hat. Wenn der Mitarbeiter eine digitale Schlüsselfigur ist, können massive Schwierigkeiten auftreten, wenn es keine aktuelle Dokumentation über seine Zugangsdaten gibt. Digitale Schlüsselfiguren sind zuständig für die IT, betreiben Social Media fürs Unternehmen oder haben andere administrative Aufgaben.

Und wenn der Verunglückte der Chef war und der digitale Nachlass nicht geregelt wurde?

JANETZKY: In dem Fall kann es passieren, dass ein Unternehmen handlungsunfähig wird. Es sei denn, ein Vertreter ist bestimmt und auch mit allen notwendigen Vollmachten und Informationen ausgestattet.

Gibt es im Geschäftsleben, ähnlich dem Privaten, ein Erbe? Erbt etwa der Nachfolger des verstorbenen Mitarbeiters dessen Daten und Accounts, auf die er eventuell sogar angewiesen ist, um seine Arbeit zu tun?

JANETZKY: Erbschaft ist ein vermögensrechtlicher Begriff, der bei Zugangsdaten, Profilen in Social Media nicht greift. Zwar bürgert sich der Begriff Datenerbe immer mehr ein, doch innerhalb eines Unternehmens geht es um betriebliche Vereinbarungen, wie Vertretungsregelungen oder Notfallpläne. Die sind wichtig, dass die Arbeit weitergeführt und Schäden verhindert werden können.

Wie ist die Regelung bei Social Media, die Mitarbeiter zu beruflichen Zwecken?

JANETZKY: Nehmen wir Xing als Beispiel. Unternehmensprofile werden immer über Personenprofile verwaltet. In der Basisversion kann nur ein Editor eingetragen werden. Wenn die Erben Xing mitteilen, dass das Mitglied verstorben ist, wird das Profil abgeschaltet, das Unternehmensprofil ist nicht mehr zugänglich. Damit sind auch Kontakte und Korrespondenz weg. Deshalb sind die Zugangsdaten so wichtig, um die Sache intern zu lösen und einen neuen Editor eintragen zu können. Bei Xing kann eingestellt werden, dass Nachrichten auch als E-Mail an einen Unternehmensrechner geschickt werden, ohne dass sich dessen Nutzer einloggen muss. Das etwa ist eine innerbetriebliche Vereinbarung, wie ein Social Media Profil zu nutzen ist, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen im Notfall für das Unternehmen nicht verloren gehen.

Wie hoch ist der Anteil an Unternehmen, die Vorsorge getroffen haben?

JANETZKY: Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag hat in einer Studie im Jahr 2013 erhoben, dass lediglich 29 Prozent der Unternehmen eine Regelung für die Fortführung des Unternehmens getroffen hat. Ich gehe davon aus, dass noch viel weniger Unternehmen digitale Vorsorge getroffen haben. Regelungen für den digitalen Nachlass sind eine Erweiterung eines IT-Notfallplanes. Dahinein gehören Social-Media-, Webseiten- und Shop-Zugangsdaten und er sollte mit Stellvertretungen und Zugangsmöglichkeiten sicher und unter Berücksichtigung des Datenschutzes geregelt sein. An solche innerbetrieblichen Vereinbarungen und gesetzliche Vorgaben denken die allermeisten Unternehmen nicht. Angesiedelt werden könnte diese Aufgabe beim IT-Administrator oder einem Datenschutzbeauftragten, sofern es einen im Unternehmen gibt.

Manche Unternehmen gestatten Mitarbeitern private Mail- und Internetnutzung sowie den privaten Gebrauch von Dienst-Smartphones. So vermischt sich Geschäftliches und Privates. Wie löst man das?

JANETZKY: Ich kenne kaum einen Freiberufler der bei der Computernutzung privat und geschäftlich unterschiedliche Rechner nutzt oder getrennte Benutzerkonten eingerichtet hat. Oft läuft sogar privater und geschäftlicher E-Mail-Schriftverkehr über ein und denselben E-Mail-Account. Mitarbeiter von Unternehmen, die ihr dienstliches Smart-Phone und den Laptop auch privat nutzen dürfen, haben dasselbe Problem: Alles was privat ist, darf der Arbeitgeber nicht sehen und was geschäftlich unter die besonders schützenswerten Daten fällt, der Erbe nicht.

Also sollte man den privaten Gebrauch gleich unterbinden?

JANETZKY: Die sauberste Lösung von Freiberuflern und in Unternehmen ist es, Privates und Berufliches strikt zu trennen. Wer das nicht möchte, sollte regeln, wer unter welchen Umständen auf den E-Mail-Account des Mitarbeiters zugreifen, Kontaktlisten speichern und Nachrichten auf dem Handy lesen darf.

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07.12.2015, 08:30 Uhr
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